Ứng đối trôi chảy

Giữ cái đầu lạnh trước áp lực

“À Susan, báo cáo của cô chỉ ra rằng cô đang nỗ lực để mở rộng nhưng liệu cô có cân nhắc được những tác động có thể xảy đến cho khách hàng của chúng ta không? Cô chưa quên thất bại ở Dallas năm ngoái chứ, họ cũng triển khai một dự án tương tự như vậy đấy”

Vâng, nếu bạn là Susan, hẳn bạn đang cảm thấy đối mặt với một áp lực thực sự đấy. Trách nhiệm của bạn là phải trả lời chất vấn đồng thời xoa dịu đi nỗi lo lắng của ngài CEO về tình trạng xấu xảy đến với khách hàng. Bạn sẽ làm gì? Bạn sẽ nói gì? Bạn sẽ nói như thế nào? Và sẽ ra sao nếu bạn chẳng nghĩ ra được điều gì để nói ?

Trường hợp này khá phổ biến. Cho dù bạn đang ở bất cứ đâu: trong một cuộc họp, trình bày một đề xuất, diễn thuyết một ý tưởng hoặc trả lời câu hỏi sau buổi thuyết trình, tài ứng đối trôi chảy là một kỹ năng cần thiết. Một kỹ năng tuyệt vời mà nếu bạn thành thạo, những câu trả lời sắc sảo của bạn sẽ ngay lập tức tăng tính thuyết phục cho điều bạn nói.

Khi bạn có thể nhanh chóng chuyển đổi những ý tưởng và suy nghĩ của mình thành một đáp án mạch lạc, chắc chắn nó sẽ được tiếp thu. Hơn nữa, bạn sẽ xây dựng cho mình một phong thái tự tin, thuyết phục và đáng tin cậy trong mắt người khác.

Sự tự tin là chìa khóa của quá trình rèn luyện kỹ năng ứng đối trôi chảy. Khi bạn trình bày một thông tin, nêu ra một ý kiến hay đưa ra một đề xuất, phải chắc rằng bạn biết mình đang nói gì cũng như những gì bạn nói được người khác tiếp nhận. Điều này không đồng nghĩa với việc bạn phải biết tất tần tật về mọi thứ, nhưng nếu bạn tự tin về kiến thức trong lãnh vực đó thì sự tự tin này sẽ giúp bạn duy trì vẻ điềm tĩnh và tự chủ ngay cả khi bạn bất ngờ rơi vào tình huống khó khăn.

Học cách ứng đối trôi chảy

Bí mật của “phép màu” ứng đối trôi chảy đã sẵn sàng được bật mí: trau dồi thêm một số kỹ năng và sách lược, và trình bày một vài hoàn cảnh dễ khiến bạn gặp phải áp lực. Sau đó, khi bạn phải đối mặt với những câu hỏi hay những cuộc tranh luận bất đắc dĩ thì bạn đã được chuẩn bị sẵn sàng. Hãy cố gắng tỏ ra điềm tĩnh, sắp xếp lại suy nghĩ trước khi đưa ra câu trả lời cuối cùng. Dưới đây là một vài gợi ý và sách lược:

1- Thư giãn:

Nghe có vẻ mâu thuẫn, làm sao mà thư giãn được khi bạn đang rơi vào tình huống ngàn cân treo sợi tóc? Nhưng để giữ cho giọng nói vẫn điềm tĩnh cũng như để bộ não làm việc, bạn phải thư giãn hết mức có thể.

-Hít thở thật sâu.

-Cho cơ thể 1 giây để tiếp nhận những thông điệp tích cực.

-Siết chặt cơ bắp ở đùi, bắp tay, bàn chân vài giây sau đó thả lỏng ra.

 

2- Lắng nghe:

Không có gì phải ngạc nhiên khi lắng nghe đóng một vai trò quan trọng. Vậy tại sao bạn cần phải lắng nghe? Là bởi vì bạn cần phải hoàn toàn hiểu được câu hỏi hay lời đề nghị trước khi đáp lại. Trả lời quá nhanh dễ khiến bạn bị hớ. Nên nắm được 3 điều:

-Nhìn thẳng vào người hỏi.

-Để ý quan sát ngôn ngữ cơ thể người đó, cũng như những gì được nói.

-Cố gắng diễn dịch thái độ trong câu hỏi người đó. Đó là một sự công kích, một đề nghị chính đáng hay đơn giản là để thử bạn. Tại sao người đó lại hỏi như vậy và mục đích của họ là gì ?

Lời khuyên:

Bạn nên nhớ rằng chỉ khi quan tâm thì người ta mới hỏi. Đó có thể là thiện ý – người ta chỉ đơn giản là muốn biết thêm, hoặc ác ý – muốn làm cho bạn khó xử. Cho dù ý định của họ thế nào thì họ vẫn quan tâm đến những điều bạn nói ra. Cố gắng để đừng làm phật ý họ.

3- Lặp lại câu hỏi:

Nếu bạn thực sự cảm thấy căng thẳng, hãy đề nghị họ nhắc lại câu hỏi. Nó giúp bạn câu thêm chút thời gian trong lúc suy nghĩ về lời giải đáp.

Thoạt nhìn thì nhiều người sẽ nghĩ rằng điều đó chỉ làm cho hình ảnh của họ thật thiếu tự tin, nhưng thực tế lại không phải vậy. Nó khiến cho họ thấy bạn thật sự quan tâm tới câu hỏi để đưa ra câu trả lời hay nhất. Nó cũng giúp người hỏi có cơ hội để diễn đạt lại ý của họ dễ hiểu hơn. Đừng quên một điều, người hỏi cũng có thể chỉ buột miệng hỏi vậy chứ họ chưa thực sự chuẩn bị kỹ cho câu hỏi, bằng cách này, bạn cho họ một cơ hội để trình bày lại câu hỏi cho thật rõ ràng.

Thông qua việc đề nghị nhắc lại câu hỏi, bạn nắm thêm một cơ hội để nhận biết ý định của người hỏi. Nếu câu hỏi được sắp xếp lại cụ thể và dễ nghe hơn, thì thật sự họ muốn biết nhiều hơn nữa. Còn nếu câu hỏi được đưa ra có vẻ công kích hơn ban đầu, bạn nên hiểu rằng đối tượng đang muốn làm khó bạn. Bước thứ 4 sẽ có ích cho bạn Khi gặp phải trường hợp này.

4- Sử dụng phương án câu giờ.

Đôi khi bạn cần thêm thời gian để ổn định suy nghĩ và xoa dịu bản thân để đưa ra câu trả lời rõ ràng. Điều cuối cùng mà bạn muốn làm là nói ra điều đầu tiên mình nghĩ.

-Hãy tự mình nhắc lại câu hỏi. Nó cho bạn thêm thời gian để nghĩ và làm rõ điều người ta hỏi. Nó cũng cho phép bạn diễn đạt lại nếu cần và làm thay đổi đòi hỏi của người khác theo hướng tích cực. “Anh hỏi rằng tôi đã tính toán đến tác động lên khách hàng như thế nào để từ đó chắc chắn rằng họ vẫn có được những trải nghiệm tích cực khi chúng ta tiến hành mở rộng phải không?”

-Thu hẹp sự tập trung. Ở đây bạn sẽ hỏi một câu, không chỉ để rõ ràng cho bạn mà còn lái câu hỏi sang một hướng dễ kể soát hơn. “Có lẽ anh đang muốn nghe quan điểm của tôi về tác động lên khách hàng chứ gì. Vậy thì tác động nào anh quan tâm nhất: số sản phẩm bán được hay dịch vụ bán hàng?”

-Yêu cầu người khác làm rõ câu hỏi. Một lần nữa, điều này sẽ buộc người đó phải hỏi cụ thể hơn và hy vọng rằng câu hỏi càng gần đến một điểm cụ thể. “Khi anh nói anh muốn biết tôi phân tích điều đó thế nào, có phải anh muốn tôi đưa ra một bảng phân tích chi tiết hoặc phương pháp phân tích của tôi phải không?”

-Hỏi về các định nghĩa. Những từ chuyên ngành có thể làm khó bạn. Đừng ngại hỏi nghĩa của chúng để chắc rằng điều bạn nói không bị lạc đề.

5-  Im lặng là vàng:

Chúng ta bẩm sinh đã cho rằng sự im lặng là không thoải mái. Tuy nhiên nếu chúng ta dùng nó đúng liều đúng lượng, nó lại cho chúng ta thấy khả năng kiểm soát được suy nghĩ của mình cũng như tự tin vào khả năng đối đáp như nước chảy của bản thân. Trả lời quá nhanh sẽ dễ gây ra chuyện “cái miệng hại cái thân”.  Hãy tạm ngừng để tổng hợp các suy nghĩ lại cho thật chậm rãi và cẩn thận nhé.

6- Bám vào một điểm và một mẩu thông tin hỗ trợ:

Đôi khi do quá căng thẳng mà bạn phun ra quá ít hay quá nhiều thông tin. Nếu trả lời quá ngắn gọn, bạn sẽ dễ biến cuộc đối thoại thành một cuộc thẩm vấn (Bạn sẽ bị hỏi thêm lần nữa và người hỏi sẽ nắm đằng chuôi bạn). Còn nếu trả lời quá rườm rà, bạn sẽ đánh mất sự quan tâm của họ, làm cho họ thấy chán và phát giác những điều mà lẽ ra bạn không nên nói. Nên nhớ rằng họ không yêu cầu bạn phải đọc nguyên một bài diễn văn về đề tài đó. Họ chỉ muốn biết một vài thứ mà thôi. Hãy tôn trọng điều đó và cho họ câu trả lời với đầy đủ thông tin cần thiết.

Phương pháp này đem đến cho bạn sự tập trung.  Thay vì cố gắng nhồi tất cả những ý tưởng có trong đầu bạn lại một cục, bạn chỉ cần chọn một điểm chính và một sự thật để hỗ trợ điểm chính đó. Bằng cách này, bạn có thể trả lời câu hỏi một cách chính xác và đầy chắc chắn.

Lời khuyên :

Hãy cho họ biết nếu bạn thật sự không biết câu trả lời. Đừng cố gắng quá sức, nó chỉ khiến cho bạn trông thật khờ khạo, đồng thời cũng làm giảm sự tự tin của bạn nếu gặp phải một tình huống tương tự trong tương lai. Chẳng có gì sai trái cả nếu bạn không biết về một thứ gì đó. Đơn giản là trả lời ngay khi có thể sau khi bạn đã tìm thấy câu trả lời.

7- Đoán biết:

Thông thường, bằng một chút suy luận bạn có thể đoán ra loại câu hỏi tiếp theo mình sắp đối mặt là gì để chuẩn bị sẵn sàng đối phó với nó. VD: Bạn chuẩn bị phải tường trình về doanh số bán ra hàng tháng cho đội quản lý của bạn. Bản báo cáo của bạn có thể giải quyết phần lớn những câu hỏi mà họ sẽ đưa ra, nhưng liệu bạn có thể đoán biết những câu hỏi khác được không? Tháng này có gì khác so với những tháng kia? Câu hỏi mới sẽ là gì? Trả lời ra sao? Bạn sẽ cần thêm thông tin gì để hỗ trợ cho những câu hỏi chi tiết?

Đặc biệt bạn cần dành thời gian động não và tìm lời giải đáp  cho những câu hỏi cân não người ta có thể đưa ra.

8- Tập ăn nói trôi chảy:

Cách mà bạn nói cũng quan trọng không kém gì điều bạn nói. Liệu bạn có đủ sức thuyết phục người khác không nếu cứ chốc chốc lại “à” “ừm”. Nắm được những điểm then chốt này khi nói chuyện với người khác:

-Nói năng mạnh mẽ (Mạnh mẽ chứ không ồn ào nhé)

-Biết tạm dừng đúng lúc để nhấn mạnh điểm quan trọng hoặc “hạ nhiệt” cho bản thân.

-Thay đổi giọng nói cho phù hợp với thông điệp bạn gửi.

-Giao tiếp bằng mắt một cách thích hợp.

-Cẩn thận ngữ pháp.

-Sử dụng mức độ trang trọng phù hợp với hoàn cảnh nói chuyện.

9- Tóm tắt và kết thúc:

Tổng kết những điều bạn nói bằng một bài tóm tắt nhanh gọn. Sau đó, đừng thêm bớt bất cứ thông tin gì và hãy im lặng. Đừng cố phạm một lỗi hay gặp là nói nhiều để khỏa lấp sự im lặng. Đây là lúc người ta đang tiếp thu câu trả lời của bạn. Nếu bạn cố gắng nhồi nhét thêm thông tin sẽ khiến họ bị loạn và công sức nãy giờ của bạn tan thành mây khói.

Sử dụng một vài từ để chỉ ra là bạn đang tóm tắt (ví dụ: kết luận, cuối cùng…) hoặc nhắc lại ngắn gọn câu hỏi và câu trả lời. VD: “Anh thắc mắc về việc tôi đã làm gì để phân tích những tác động lên khách hàng phải không? Tôi xem xét kỹ lưỡng trường hợp của Dallas và đã chuẩn bị một bản phân tích “Cái gì sẽ đến” cho riêng công ty ta”

Điểm cốt lõi:

Chẳng ai thích bị hỏi bất ngờ cả. Không chắc chắn về câu trả lời có thể gây căng thẳng cho bạn. Tuy nhiên sự căng thẳng đó vẫn nằm trong sự quản lý của bạn nếu bạn nắm vững những gì chúng ta đã thảo luận nãy giờ. Về cơ bản, ứng đáp trôi chảy nghĩa là kiểm soát được tình hình. Bằng cách hỏi, câu thêm thời gian, và bám vào một điểm để trả lời. Khi bạn đã nhìn rõ được vấn đề họ quan tâm, bạn có thể trả lời rất trôi chảy và quan trọng hơn nữa, điều đó sẽ giúp bạn gây ấn tượng với người hỏi bằng phong thái tự tin  và tự chủ của mình.